Положення про обробку та захист персональних даних у базах персональних даних, власником яких є продавець

Зміст

Загальні поняття та сфера застосування
Перелік баз персональних даних
Мета обробки персональних даних
Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про дії з персональними даними суб'єкта персональних днаМестоположение базы персональных данных
Розташування бази персональних даних
Захист персональних даних: способи захисту: відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків, термін зберігання персональних даних
Права суб'єкта персональних даних
Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних
Державна реєстрація бази персональних даних

1. Загальні поняття та сфера застосування

1.1. Визначення термінів:

База персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

Відповідальна особа — певна особа, яка організує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідне до закону;

Власник бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше визначене законом;

Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

Загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформацїі, що містять персональні дані, розміщені та опубліковані відомості суб'єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, у яких суб'єкт персональних даних залишають свої персональні дані (крім випадків, коли суб'єкт персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їхнього вільного розповсюдження та використання);

Згода суб'єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

Знеособлення персональних даних — отримання відомостей, що дозволяють ідентифікувати особистість;

Обробка персональних данх — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, що пов’язані зі збором, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, неособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;;

Персональні дані — відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

Розпорядник бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій власник бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій власником і/або розпорядником бази персональних даних доручено виконання технічних робіт з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

Суб’єкт персональних даних — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

Третє лице — будь-яка особа, крім суб’єкта персональних даних, власника або розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з захисту персональних даних, якій здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

Особливі категорії даних — персональні дані щодо расового або етнічного походження, політичних, релігійних або світоглядних переконань, членства у політичних партіях і профспілках, а також дані, що стосуються здоров’я або статевого життя.

1.2.

Персональні дані щодо расового або етнічного походження, політичних, релігійних або світоглядних переконань, членства у політичних партіях і профспілках, а також дані, що стосуються здоров’я або статевого життя.

2. Перелік баз персональних даних

2.1. Перелік баз персональних даних:

База персональних даних контрагентів.

3. Мета обробки персональних даних

3.1. Мета обробки персональних даних у системі — забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних

4.1. Згода суб’єкта персональних даних

Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої цілі їх обробки.

4.2. Форми згоди

Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:

Документ на паперовому носії з реквізитами, що дозволяють ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
Електронний документ, що містить обов’язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати цей документ і фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних цілеспрямовано підтверджує електронною підписом суб’єкта персональних даних;
Позначка на електронній сторінці документа або в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

4.3. Оформлення згоди

Згода суб’єкта персональних даних надається при оформленні цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.4. Комунікація прав і дій з персональними даними

Повідомлення персональних даних субєкта про включення його персональних даних до бази даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, правовідносини відповідно до чинного законодавства.

4.5. Заборона на обробку спеціальних категорій даних

Забороняється обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або філософські переконання, членство в політичних партіях і профспілках, а також даних, що стосуються здоров'я або сексуального життя (особливі категорії даних).

5. Місцезнаходження бази персональних даних

5.1. Бази даних, зазначені в розділі 2 цих Умов, знаходяться за адресою продавця.

6. Умови розкриття персональних даних третім особам

6.1. Як отримати доступ до персональних даних третіх осіб

Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої власнику персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог законодавства.

6.2. Доступ до персональних даних третіх осіб

Доступ до персональних даних не надається третій особі, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення дотримання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або не може їх надати.

6.3. Подання запиту

Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає власнику персональних даних запит на доступ (далі - запит).

6.4. Інформація, яка має бути надана у запиті

У запиті зазначається:

Прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) та реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника);
Прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) та реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника);
Прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, щодо якої подано запит;
Інформацію про базу персональних даних, з якої здійснюється запит, або інформацію про власника чи адміністратора цієї бази персональних даних;
Список запитуваних персональних даних;
Мета та/або правова основа запиту.

6.5. Терміни розгляду запиту

Час розгляду заяви про її задоволення не може перевищувати 10 робочих днів з дня її отримання. Протягом цього строку власник бази персональних даних інформує запитувача про те, що запит буде задоволено або що відповідні персональні дані не можуть бути надані з причини, зазначеної у відповідному нормативному акті. Клопотання задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Відстрочення доступу до персональних даних

Відстрочка доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі неможливості надання необхідних даних протягом 30 календарних днів з дня отримання запиту. Загальний час вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

6.7. Повідомлення про відстрочку

Повідомлення про відстрочку надсилається в письмовій формі третій особі, яка подає запит, з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.8. Інформація, надана в повідомленні про відстрочку

У повідомленні про відстрочку має бути зазначено:

Прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;
Дата відправлення повідомлення;
Причина відстрочки;
Часові рамки, протягом яких буде надано відповідь на запит.

6.9. Відмова в доступі до персональних даних

У доступі до персональних даних може бути відмовлено, якщо доступ заборонено законом.

6.10. Інформація в повідомленні про відмову

У повідомленні про відмову вказується:

Прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі; дата відправлення повідомлення;
Дата відправлення повідомлення;
Причина невдачі.

6.11. Оскарження затримки або відмови в доступі

Рішення про затримку або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржене до суду.

7. Захист персональних даних

7.1. Способи захисту персональних даних

Власник персональної бази даних оснащений системними та програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втраті, крадіжці, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробці, копіюванню інформації та відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

7.2. Відповідальна особа

Відповідальна особа організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом власника бази даних. В посадовій інструкції вказані обов'язки особи, відповідальної за організацію роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці.

7.3. Обов'язки відповідальної особи

Відповідальна особа:

Знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;
Розробити процедури доступу до персональних даних працівників відповідно до їх професійних або службових обов'язків;
Забезпечити дотримання працівниками власника бази персональних даних вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів;
Розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних;
Інформувати власника бази персональних даних про порушення працівниками вимог законодавства протягом одного робочого дня;
Забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб'єктом згоди на обробку його персональних даних та повідомлення про його права.

7.4. Права відповідальної особи

Для виконання своїх обов'язків відповідальна особа має право:

Для отримання необхідних документів, у тому числі наказів та інших розпорядчих документів;
Робити копії отриманих документів, включаючи файли, будь-які записи;
Брати участь в обговоренні своїх обов'язків;
Вносити пропозиції щодо покращення;
Отримувати пояснення щодо обробки персональних даних;
Підписувати та засвідчувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Обов'язки працівників

Працівники, які безпосередньо обробляють та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (робочих) обов'язків, зобов'язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів.

7.6. Зобов'язання працівників розкривати персональні дані

Працівники, які мають доступ до персональних даних, зобов'язані не розголошувати персональні дані будь-яким способом, яким вони були довірені або стали відомі у зв'язку з виконанням обов'язків. Цей обов'язок застосовується після припинення їх діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, визначених законом.

7.7. Відповідальність за порушення

Особи, які мають доступ до персональних даних, у тому числі обробляють їх у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних», несуть відповідальність згідно із законодавством України.

7.8. Період зберігання персональних даних

Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для цілей, для яких вони зберігаються, але в будь-якому випадку не довше терміну зберігання, визначеного суб'єктом персональних даних для обробки цих даних.

9. Порядок обробки запитів суб'єкта персональних даних

9.1. Суб'єкт персональних даних має право отримувати будь-яку інформацію про себе від будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, передбачених законом.

9.2. Доступ до персональних даних суб'єкта є безкоштовним.

9.3. Суб'єкт персональних даних подає власнику бази персональних даних запит на доступ (далі - запит) до персональних даних.

У запиті зазначається:

прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) та реквізити документа, що посвідчує особу суб'єкта персональних даних;
інша інформація, що дозволяє ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних;
реквізити бази персональних даних, з якої здійснюється запит, або реквізити власника або керівника цієї бази даних;
Перелік запитуваних персональних даних.

9.4. Розгляд клопотання про його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня отримання. Протягом цього періоду власник бази персональних даних інформує суб'єкта персональних даних про те, що запит буде задоволено або що відповідні персональні дані не можуть бути надані з причини, зазначеної у відповідному нормативному акті.

9.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Державна реєстрація бази персональних даних

10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».